contoh surat dinas sekolah
Contoh Surat Dinas Sekolah: Panduan Lengkap dan Template untuk Administrasi Efektif
Surat dinas sekolah adalah dokumen formal yang digunakan oleh institusi pendidikan untuk berbagai keperluan administratif, komunikasi, dan koordinasi. Memahami struktur, format, dan contoh-contohnya sangat penting bagi staf sekolah, guru, dan kepala sekolah untuk memastikan efisiensi dan profesionalisme dalam menjalankan tugas. Artikel ini akan membahas secara mendalam berbagai contoh surat dinas sekolah, dilengkapi dengan penjelasan detail dan tips praktis.
1. Surat Undangan Rapat Dinas
Surat undangan rapat dinas merupakan salah satu jenis surat dinas sekolah yang paling umum digunakan. Tujuannya adalah untuk mengundang staf sekolah, guru, atau komite sekolah untuk menghadiri rapat yang membahas isu-isu penting terkait operasional sekolah, kurikulum, atau kebijakan sekolah.
-
Struktur:
- Kop Surat: Mencantumkan nama sekolah, alamat, logo sekolah (jika ada), nomor telepon, dan alamat email.
- Nomor Surat: Nomor urut surat keluar sekolah.
- Lampiran: Jumlah dokumen yang dilampirkan (jika ada).
- Perihal: Judul singkat yang menjelaskan tujuan surat (contoh: Undangan Rapat Dinas).
- Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat.
- Yth: Ditujukan kepada siapa surat tersebut.
- Isi surat:
- Pembuka : Menyampaikan salam pembuka dan tujuan surat.
- Isi: Informasi detail mengenai rapat: hari, tanggal, waktu, tempat, agenda rapat, dan narasumber (jika ada).
- Penutup: Ucapan terima kasih dan harapan kehadiran.
- Hormat Kami: Salam penutup.
- Tanda Tangan dan Nama Jabatan: Tanda tangan kepala sekolah atau pejabat yang berwenang, disertai nama lengkap dan jabatan.
- Tembusan: Daftar pihak yang menerima salinan surat (jika ada).
-
Contoh:
PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG
DINAS PENDIDIKAN
SMA NEGERI 1 CIPARAY
Jl. Raya Ciparay No. 123, Ciparay, Bandung 40381
Telp. (022) 5951234, Email: [email protected]
Nomor: 001/SMAN1/KP/X/2023
Lampiran: -
Perihal: Undangan Rapat Dinas
10 Oktober 2023
Yth. Bapak/Ibu Guru dan Staf SMA Negeri 1 Ciparay
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan persiapan Ujian Akhir Semester Ganjil Tahun Ajaran 2023/2024, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat dinas yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 16 Oktober 2023
Waktu: 09.00 – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Guru SMA Negeri 1 Ciparay
Agenda:
1. Pembahasan Kisi-Kisi Ujian Akhir Semester Ganjil
2. Penyusunan Soal Ujian
3. Penentuan Jadwal Pengawasan Ujian
Mengingat pentingnya agenda rapat ini, kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah,
[Tanda Tangan]
Drs. H. Asep Suryana, M.Pd.
NIP. 196801011995121001
Tembusan:
1. Komite Sekolah
2. Arsip
2. Surat permohonan izin tidak bersekolah
Surat permohonan izin tidak masuk sekolah dibuat oleh siswa atau wali murid untuk memberitahukan ketidakhadiran siswa karena alasan tertentu.
-
Struktur:
- Kop Surat (opsional, terutama untuk SMP/SMA): Nama Sekolah (jika dibuat oleh wali murid).
- Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat.
- Yth: Ditujukan kepada siapa surat tersebut (contoh: Wali Kelas …).
- Isi surat:
- Pembuka : Menyampaikan salam pembuka dan tujuan surat.
- Isi: Identitas siswa (nama lengkap, kelas, nomor induk siswa), alasan tidak masuk sekolah, dan lama izin.
- Penutup: Ucapan terima kasih.
- Hormat Kami: Salam penutup (jika dibuat oleh wali murid).
- Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Tanda tangan siswa (jika sudah cukup umur) dan/atau wali murid, disertai nama lengkap.
-
Contoh (dibuat oleh wali murid):
Bandung, 11 Oktober 2023
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas X-A
SMA Negeri 1 Ciparay
di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama: Ibu Siti Aminah
Orang Tua/Wali Murid dari:
Nama: Muhammad Rizky
Kelas: X-A
NIS: 12345
Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Kamis, 12 Oktober 2023, dikarenakan sakit. Terlampir surat keterangan dokter sebagai bukti.
Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
Ibu Siti Aminah
3. Surat Tugas
Surat tugas dikeluarkan oleh sekolah untuk menugaskan seorang guru atau staf untuk melaksanakan tugas tertentu di luar kegiatan rutin.
-
Struktur:
- Kop Surat: Mencantumkan nama sekolah, alamat, logo sekolah (jika ada), nomor telepon, dan alamat email.
- Nomor Surat: Nomor urut surat keluar sekolah.
- Dasar: Landasan hukum atau peraturan yang menjadi dasar penugasan.
- Menugaskan:
- Nama : Nama lengkap guru/staf yang ditugaskan.
- NIP: Nomor Induk Pegawai (jika ada).
- Departemen: Departemen guru/staf.
- Untuk: Uraian tugas yang harus dilaksanakan.
- Waktu Pelaksanaan: Jangka waktu pelaksanaan tugas.
- Tempat Pelaksanaan: Lokasi pelaksanaan tugas.
- Dikeluarkan di: Tempat surat dikeluarkan.
- Pada Tanggal: Tanggal surat dikeluarkan.
- Kepala Sekolah: Tanda tangan, nama lengkap, dan NIP kepala sekolah.
-
Contoh:
PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 2 MAJALAYA
Jl. Raya Majalaya No. 456, Majalaya, Bandung 40382
Telp. (022) 5912345, Email: [email protected]
SURAT TUGAS
Nomor: 005/SMPN2/TU/X/2023
Dasar:
1. Program Kerja Sekolah Tahun Ajaran 2023/2024.
2. Rapat Koordinasi Guru dan Staf tanggal 5 Oktober 2023.
MENUGASKAN:
Nama: Dra. Ani Suryani
NIP: 197002021996032001
Jabatan: Guru Bahasa Indonesia
Untuk:
1. Mengikuti Pelatihan Pengembangan Kurikulum Merdeka di Hotel Horison Bandung.
2. Menyusun laporan hasil pelatihan dan mensosialisasikannya kepada guru-guru lain di SMP Negeri 2 Majalaya.
Waktu Pelaksanaan: 16 – 18 Oktober 2023
Tempat Pelaksanaan: Hotel Horison Bandung
Dikeluarkan di: Majalaya
Pada Tanggal: 11 Oktober 2023
Kepala Sekolah,
[Tanda Tangan]
Drs. Bambang Setiawan, M.Pd.
NIP. 196505051990031002
4. Surat Bukti
Surat keterangan dikeluarkan oleh sekolah untuk memberikan informasi resmi mengenai status siswa, guru, atau staf sekolah.
- Struktur:
- Kop Surat: Mencantumkan nama sekolah, alamat, logo sekolah (jika ada), nomor telepon, dan alamat email.
- Nomor Surat: Nomor urut surat keluar sekolah.
- Yang Bertanda Tangan di Bawah Ini: Identitas pejabat yang mengeluarkan surat keterangan (nama lengkap, NIP, jabatan).
- Menerangkan Bahwa: Identitas orang yang diterangkan (nama lengkap, tempat/tanggal lahir, NIS/NIP, alamat).
- Keterangan: Informasi yang diterangkan (contoh: Siswa aktif, guru tetap, dll.).
- Masa Berlaku (jika ada): Masa berlaku sertifikat.
- Demikian Surat Keterangan ini dibuat: Kalimat penutup.
- Dikeluarkan di: Tempat surat dikeluarkan.
- Pada Tanggal: Tanggal surat dikeluarkan.
- Kepala Sekolah:

