sekolahtanjungselor.com

Loading

contoh surat resmi sekolah

Artikel

contoh surat resmi sekolah

Contoh Surat Resmi Sekolah: Panduan Lengkap dan Contoh Penggunaan

Surat resmi sekolah merupakan dokumen formal yang dikeluarkan oleh pihak sekolah untuk berbagai keperluan administratif, komunikasi internal, dan eksternal. Pemahaman yang baik tentang struktur, format, dan kaidah bahasa yang tepat sangat penting untuk memastikan efektivitas dan profesionalisme surat tersebut. Artikel ini akan membahas secara mendalam berbagai contoh surat resmi sekolah, komponen-komponen pentingnya, serta tips untuk menyusun surat yang efektif dan sesuai standar.

Komponen Utama Surat Resmi Sekolah

Setiap surat resmi sekolah, terlepas dari tujuannya, harus mencakup komponen-komponen berikut:

  1. Kop Surat (Kop Surat): Kop surat terletak di bagian paling atas dan berisi informasi identitas sekolah, meliputi:

    • Nama Sekolah (ditulis dengan huruf kapital dan tebal)
    • Alamat Lengkap Sekolah (termasuk kode pos)
    • Nomor Telepon Sekolah
    • Alamat Email Sekolah (opsional)
    • Logo Sekolah (opsional, biasanya diletakkan di sisi kiri atau tengah kop surat)

  2. Nomor Surat: Nomor surat berfungsi untuk mengidentifikasi dan mengarsipkan surat secara sistematis. Format nomor surat biasanya mengikuti standar yang ditetapkan oleh sekolah, misalnya:

    • Nomor: 001/SMAN1/TU/X/2024 (001: Nomor Urut, SMAN1: Nama Sekolah, TU: Tata Usaha, X: Bulan Penerbitan, 2024: Tahun Penerbitan)

  3. Tanggal Surat: Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Penulisan tanggal surat yang benar adalah:

    • Jakarta, 27 Oktober 2024 (tanpa tanda baca di akhir baris)

  4. Perihal: Perihal menjelaskan secara singkat isi atau tujuan surat. Perihal harus ditulis dengan jelas dan ringkas, misalnya:

    • Perihal: Permohonan Izin Mengikuti Lomba
    • Perihal: Pemberitahuan Libur Semester

  5. Lampiran: Jika surat disertai dengan dokumen pendukung, cantumkan jumlah lampiran. Jika tidak ada lampiran, baris ini dapat dihilangkan. Contoh:

    • Lampiran: 1 (satu) berkas

  6. Alamat Tujuan: Alamat tujuan menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Penulisan alamat tujuan harus lengkap dan jelas, misalnya:

    • Yth. Bapak/Ibu Wali Murid Kelas X
      SMAN 1 Jakarta
      di Jakarta

  7. Salam Pembukaan: Salam pembuka digunakan untuk memulai surat dengan sopan. Contoh:

    • Dengan hormat,
    • Assalamualaikum Wr. Wb. (untuk surat yang ditujukan kepada umat Islam)

  8. Isi surat: Isi surat merupakan bagian inti yang menyampaikan pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang formal, jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Isi surat biasanya terdiri dari:

    • Paragraf Pembuka: Mengantarkan pembaca kepada tujuan surat.
    • Paragraf Isi: Menjelaskan secara rinci informasi atau pesan yang ingin disampaikan.
    • Paragraf Penutup: Menyampaikan keinginan atau terima kasih.

  9. Salam Penutup: Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dengan sopan. Contoh:

    • Hormat kami,
    • Assalamu’alaikum Wr. Wb. (untuk surat yang ditujukan kepada umat Islam)

  10. Tanda Tangan dan Nama Jelas: Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang berwenang menandatangani surat.

  11. Departemen: Departemen kantor yang menandatangani surat tersebut.

  12. Tembusan: Tembusan menunjukkan kepada siapa saja salinan surat tersebut diberikan. (Opsional)

Contoh-Contoh Surat Resmi Sekolah dan Penjelasannya

Berikut adalah beberapa contoh surat resmi sekolah yang sering digunakan, beserta penjelasannya:

1. Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah:

[Kop Surat SMAN 1 Jakarta]

Nomor: 005/SMAN1/TU/X/2024
Jakarta, 27 Oktober 2024
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Studi Tour

Yth. Bapak/Ibu Wali Murid Kelas XI
SMAN 1 Jakarta
di Jakarta

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami memberitahukan bahwa SMAN 1 Jakarta akan mengadakan kegiatan studi tour ke Yogyakarta pada tanggal 15-17 November 2024. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman siswa tentang sejarah dan budaya Indonesia.

Adapun biaya yang diperlukan untuk kegiatan ini adalah Rp 500.000,- (Lima Ratus Ribu Rupiah) per siswa. Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer ke rekening sekolah paling lambat tanggal 10 November 2024.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai kegiatan ini, Bapak/Ibu dapat menghubungi wali kelas masing-masing.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

Drs. H. Ahmad Fauzi, M.Pd.
Kepala Sekolah

Tembusan:

  1. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
  2. Wali Kelas XI

Penjelasan: Surat ini memberitahukan kepada wali murid tentang kegiatan studi tour yang akan diadakan sekolah. Isi surat mencakup tujuan kegiatan, waktu pelaksanaan, biaya, dan cara pembayaran.

2. Surat permohonan izin tidak bersekolah:

[Kop Surat SMAN 2 Bandung]

Nomor: –
Bandung, 27 Oktober 2024
Perihal: Permohonan Izin Tidak Masuk Sekolah

Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas X-A
SMAN 2 Bandung
di Bandung

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali murid dari:

Nama : Siti Nurhaliza Kelas : XA NIS : 12345

Dengan ini memohon izin kepada Bapak/Ibu Guru Wali Kelas, agar anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 28 Oktober 2024, dikarenakan sakit.

Sebagai bukti, saya lampirkan surat keterangan dokter.

Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan]

Hj. Fatimah Zahra
(Orang Tua/Wali Murid)

Penjelasan: Surat ini diajukan oleh orang tua/wali murid untuk memohon izin agar anaknya tidak masuk sekolah karena sakit. Surat ini dilengkapi dengan informasi identitas siswa, alasan tidak masuk sekolah, dan lampiran surat keterangan dokter.

3. Surat Undangan Rapat:

[Kop Surat SMPN 3 Surabaya]

Nomor: 010/SMPN3/TU/X/2024
Surabaya, 27 Oktober 2024
Perihal: Undangan Rapat Komite Sekolah

Yth. Bapak/Ibu Anggota Komite Sekolah
SMPN 3 Surabaya
di Surabaya

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan peringatan Hari Guru Nasional, kami mengundang Bapak/Ibu anggota Komite Sekolah untuk hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Senin, 30 Oktober 2024
Waktu: 14.00 – 16.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Kepala Sekolah

Agenda: Pembahasan Persiapan Peringatan Hari Guru Nasional

Mengingat pentingnya acara ini, kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan.

Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

Dra. Rina Agustina
Kepala Sekolah

Penjelasan: Surat ini mengundang anggota Komite Sekolah untuk menghadiri rapat. Surat ini mencantumkan informasi detail mengenai waktu, tempat, dan agenda rapat.

Tips Menyusun Surat Resmi Sekolah yang Efektif:

  • Gunakan Bahasa yang Formal dan Baku: Hindari menggunakan bahasa sehari-hari atau bahasa gaul.
  • Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan.
  • Tulis dengan Jelas dan Ringkas: Sampaikan pesan secara langsung dan hindari bertele-tele.
  • Gunakan Format yang Standar: Ikuti format surat resmi yang telah ditetapkan oleh sekolah.
  • Periksa Kembali Sebelum Dikirim: Pastikan semua informasi sudah benar dan lengkap sebelum surat dikirim.
  • Sesuaikan Isi Surat dengan Tujuan: Pastikan isi surat relevan dengan tujuan yang ingin dicapai.
  • Pertimbangkan Audiens: Sesuaikan gaya bahasa dengan audiens yang dituju.

Dengan memahami komponen-komponen penting dan mengikuti tips di atas, Anda dapat menyusun surat resmi sekolah yang efektif, profesional, dan sesuai standar.

Comments 0