Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang biasa digunakan dalam lingkungan sekolah. Surat dinas sekolah memiliki peranan penting dalam menjalin komunikasi antara pihak sekolah dengan pihak lain, baik itu dengan instansi pemerintah, lembaga pendidikan, maupun orang tua siswa.
Penulisan surat dinas sekolah harus dilakukan dengan benar dan sesuai dengan format yang telah ditentukan. Berikut ini adalah panduan penulisan dan format yang benar untuk surat dinas sekolah:
1. Kepala Sekolah sebagai Penanda Tangan Surat
Surat dinas sekolah harus ditandatangani oleh kepala sekolah sebagai penanda tangan utama. Kepala sekolah bertanggung jawab atas isi dari surat dinas tersebut.
2. Penulisan Nomor Surat dan Tanggal Surat
Pada bagian atas surat dinas, harus terdapat nomor surat dan tanggal surat. Nomor surat biasanya terdiri dari kode unit kerja, bulan, tahun, dan nomor urut surat. Sedangkan tanggal surat menunjukkan tanggal dibuatnya surat dinas tersebut.
3. Penulisan Perihal
Perihal surat harus jelas dan singkat, menggambarkan pokok pembahasan dari surat dinas tersebut. Perihal harus ditulis dengan huruf kapital atau huruf besar.
4. Pembukaan Surat
Pada bagian pembukaan surat, biasanya terdapat salam pembuka dan tujuan surat. Salam pembuka harus sesuai dengan etika yang berlaku, misalnya “Dengan hormat” atau “Kepada Yth.” Tujuan surat harus jelas dan spesifik.
5. Isi Surat
Isi surat harus ditulis dengan jelas, singkat, dan padat. Isi surat harus sesuai dengan tujuan surat dan tidak boleh mengandung informasi yang tidak relevan.
6. Penutup Surat
Pada bagian penutup surat, biasanya terdapat kalimat penutup dan tanda tangan. Kalimat penutup harus sesuai dengan isi surat dan menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi. Tanda tangan adalah tanda resmi bahwa surat dinas tersebut benar-benar berasal dari pihak sekolah.
Dengan mengikuti panduan penulisan dan format yang benar, surat dinas sekolah akan terlihat lebih profesional dan dapat meningkatkan citra sekolah di mata penerima surat. Oleh karena itu, penting bagi pihak sekolah untuk selalu menjaga kualitas penulisan surat dinas.
Referensi:
1.
2.
3.
